Unsere Leistungen für verlässliche kaufmännische Prozesse
AuftragsTakt unterstützt Handwerksbetriebe, Großhändler und kleinere Unternehmen bei klar definierten kaufmännischen und vertriebsnahen Aufgaben.
Wir bearbeiten und verfolgen Vorgänge, die im Tagesgeschäft zuverlässig erledigt werden müssen – persönlich, digital unterstützt und nachvollziehbar dokumentiert.
Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie übergeben. Fachliche, finanzielle und unternehmerische Entscheidungen bleiben in Ihrem Unternehmen.
Drei Bereiche.
Klar definierte Aufgaben.
Offene Angebote und Kundenrückmeldungen nachhalten
Offene Angebote, Rückmeldungen, Wiedervorlagen und nächste Schritte werden strukturiert bearbeitet und dokumentiert.
Rechnungen und Zahlungen im Blick behalten
Rechnungsrelevante Informationen, Bearbeitungsstände und offene Zahlungen werden nach vereinbarten Abläufen nachgehalten.
Kaufmännische Abläufe strukturieren
Wiederkehrende Aufgaben, Fristen, Übersichten und offene Vorgänge erhalten einen nachvollziehbaren Prozess.
Was bei Ihrem Betrieb bleibt
AuftragsTakt unterstützt Sie organisatorisch bei der Angebotsnachverfolgung.
Entscheidungen über:
Preise · Rabatte · technische Inhalte · Vertragsänderungen · verbindliche Ausführungstermine
trifft weiterhin ausschließlich Ihr Betrieb.
Angebots- und Kundenprozesse
Offene Angebote enthalten wertvolles Auftragspotenzial. Im laufenden Tagesgeschäft fehlt jedoch häufig die Zeit, jeden Vorgang systematisch nachzuverfolgen und Kundenrückmeldungen konsequent festzuhalten.
AuftragsTakt strukturiert Ihren bestehenden Angebotsbestand, übernimmt vereinbarte schriftliche und telefonische Nachfassschritte und dokumentiert Rückmeldungen, Wiedervorlagen und nächste Schritte.
Diese Aufgaben können wir übernehmen
- offene Angebote erfassen und strukturieren
- Angebotsbestand strukturieren
- Status und Prioritäten pflegen
- schriftliche Nachfassnachrichten versenden
- offene Angebote telefonisch nachverfolgen
- Kontaktversuche dokumentieren
- Kundenrückmeldungen festhalten
- offene Rückfragen an Ihr Unternehmen weitergeben
- Wiedervorlagen und nächste Schritte setzen
- CRM-Systeme oder gemeinsame Listen pflegen
- Bestandskunden nach einem vereinbarten Anlass kontaktieren
- regelmäßige Statusübersichten erstellen
- Wochen- oder Abschlussberichte bereitstellen
Schriftliche Angebotsnachverfolgung
Wir kontaktieren Empfänger bestehender Angebote nach einem vorab vereinbarten Ablauf und erinnern sachlich an das vorliegende Angebot. Dabei erfragen wir den aktuellen Stand und dokumentieren die Rückmeldung.
Die Kommunikation erfolgt in Abstimmung mit Ihrem Unternehmen und auf Grundlage vereinbarter Vorlagen und Kontaktzeitpunkte.
Telefonische Angebotsnachverfolgung
Wenn automatische oder schriftliche Erinnerungen bereits laufen, kann das persönliche Gespräch den entscheidenden Unterschied machen.
AuftragsTakt übernimmt die telefonische Nachverfolgung bestehender Angebote, dokumentiert den Gesprächsstand und leitet fachliche, technische oder preisliche Rückfragen an Ihr Unternehmen weiter.
Wir treten dabei transparent als AuftragsTakt im Auftrag Ihres Unternehmens auf.
Es handelt sich nicht um Kaltakquise, sondern um die gezielte Nachverfolgung bereits bestehender Angebote oder vereinbarter Kundenkontakte.
Das bleibt bei Ihrem Unternehmen
- technische Beratung
- Angebotskalkulation
- Preisentscheidungen und Rabatte
- Änderungen am Leistungsumfang
- verbindliche Liefer- oder Ausführungstermine
- fachliche Zusagen
- Auftragsannahme und Vertragsabschluss
AuftragsTakt sorgt für strukturierte Nachverfolgung, dokumentierte Kundenkontakte und klare nächste Schritte.
Für wen ist diese Leistung geeignet?
Die Angebotsnachverfolgung eignet sich insbesondere für Handwerksbetriebe, Fachgroßhändler und technische Unternehmen, die regelmäßig individuelle Angebote erstellen und einen Teil davon derzeit nicht systematisch weiterbearbeiten.
Vor Beginn prüfen wir, ob tatsächlich sinnvoll nachverfolgbare Angebote vorhanden sind. Wenn Ihre Kunden bestehende Angebote ohnehin unmittelbar bestätigen oder Ihr Unternehmen aktuell keine zusätzlichen Aufträge annehmen kann, ist eine Angebotsnachverfolgung möglicherweise nicht die richtige Leistung.
Rechnungs- und Zahlungsadministration
Erbrachte Leistungen sollten zeitnah und vollständig abgerechnet werden. Dafür müssen Informationen, Freigaben, Leistungsnachweise und Bearbeitungsstände rechtzeitig vorliegen und nachvollziehbar dokumentiert sein.
AuftragsTakt unterstützt Unternehmen bei den operativen und vorbereitenden Aufgaben rund um Rechnungsstellung, Zahlungsübersichten und abrechnungsrelevante Vorgänge. Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben, auf Basis der bereitgestellten Informationen und innerhalb klar vereinbarter Zuständigkeiten.
Diese Aufgaben können wir übernehmen
- erforderliche Rechnungsinformationen zusammentragen
- fehlende Angaben intern nachfordern
- Timesheets und Leistungsnachweise nachhalten
- freigegebene und abrechnungsfähige Leistungen nach Ihren Vorgaben kennzeichnen
- Rechnungen auf Grundlage bereitgestellter und freigegebener Angaben erstellen
- Rechnungsentwürfe zur Prüfung und Freigabe vorbereiten
- Rechnungsnummern und Rechnungsstatus nach Ihrem bestehenden System pflegen
- Bearbeitungs- und Abrechnungsfristen nachhalten
- Rechnungs- und Statusübersichten aktualisieren
- Zahlungseingänge anhand bereitgestellter Daten abgleichen
- offene Zahlungen in Übersichten kennzeichnen
- vereinbarte Zahlungserinnerungen vorbereiten oder nach festgelegtem Ablauf versenden
- fehlende Belege und Unterlagen nachhalten
- Unterlagen für interne Buchhaltung, Buchhaltungsdienstleister oder Steuerkanzlei vorsortieren
- offene abrechnungs- und zahlungsrelevante Vorgänge sichtbar machen
- Wiedervorlagen und nächste Schritte dokumentieren
- regelmäßige Statusübersichten bereitstellen
Ihr Nutzen
- Rechnungsinformationen werden strukturierter zusammengeführt.
- Rechnungen können zeitnaher vorbereitet und erstellt werden.
- Erbrachte Leistungen bleiben seltener unbearbeitet oder unabgerechnet.
- Fehlende Angaben und Freigaben werden früher sichtbar.
- Offene Zahlungen lassen sich übersichtlicher nachhalten.
- Buchhaltung und Steuerkanzlei erhalten geordnet vorbereitete Unterlagen.
- Geschäftsführung und verantwortliche Mitarbeitende erhalten einen besseren Überblick über abrechnungs- und zahlungsrelevante Vorgänge.
Klare Abgrenzung zur Buchhaltung
AuftragsTakt übernimmt administrative, organisatorische und vorbereitende Tätigkeiten rund um Rechnungs- und Zahlungsprozesse. Wir bieten keine laufende Finanzbuchhaltung, Steuerberatung oder rechtliche Beratung an.
Nicht zu unseren Leistungen gehören insbesondere:
- Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen
- Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen
- Steuererklärungen
- Jahresabschlüsse
- Lohn- oder Finanzbuchhaltung als eigenständige Buchhaltungsdienstleistung
- steuerliche oder rechtliche Beurteilungen
- eigenständige Festlegung oder Prüfung von Steuersätzen
- eigenständige Auswahl von Buchungskonten
- buchhalterische oder steuerliche Freigaben
Die buchhalterische und steuerliche Bearbeitung bleibt bei Ihrer internen Buchhaltung, Ihrem Buchhaltungsdienstleister oder Ihrer Steuerkanzlei.
Für wen ist diese Leistung geeignet?
Die Rechnungs- und Zahlungsadministration eignet sich insbesondere für Unternehmen, bei denen Leistungen regelmäßig abgerechnet werden müssen, Rechnungsinformationen aus verschiedenen Quellen zusammenkommen oder der aktuelle Bearbeitungsstand nicht jederzeit transparent sichtbar ist.
Besonders sinnvoll kann die Unterstützung sein, wenn Freigaben, Leistungsnachweise, Rechnungsinformationen oder offene Zahlungsstände regelmäßig nachgehalten werden müssen und diese Aufgaben im laufenden Tagesgeschäft liegen bleiben.
Welche Aufgaben AuftragsTakt konkret übernehmen kann, hängt von Ihren vorhandenen Systemen, internen Freigabeprozessen, Zuständigkeiten sowie der Zusammenarbeit mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerkanzlei ab.
Kaufmännische Prozessunterstützung
Wiederkehrende kaufmännische Aufgaben funktionieren am besten, wenn Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände, Fristen und nächste Schritte klar erkennbar sind.
AuftragsTakt unterstützt Unternehmen bei festgelegten administrativen und kaufmännischen Prozessen, für die intern Zeit, Struktur oder verlässliche Zuständigkeiten fehlen. Dabei übernehmen wir klar definierte Aufgaben innerhalb bestehender Abläufe und Systeme.
Diese Aufgaben können wir übernehmen
- offene kaufmännische Vorgänge erfassen und strukturieren
- Aufgaben- und Statusübersichten pflegen
- Wiedervorlagen und Fristen setzen und nachhalten
- Excel- und gemeinsame Tabellenstrukturen pflegen
- CRM- oder Verwaltungslisten aktualisieren
- Bearbeitungsstände dokumentieren
- fehlende Informationen intern nachfordern
- Dokumente strukturiert zusammenstellen und bereitstellen
- administrative Übergaben koordinieren
- wiederkehrende Abläufe in Checklisten festhalten
- einfache Prozessbeschreibungen erstellen
- Zuständigkeiten und Freigabeschritte dokumentieren
- regelmäßige Statusberichte vorbereiten
- bestehende digitale Abläufe übersichtlicher gestalten
- offene Punkte und nächste Schritte nachvollziehbar dokumentieren
Beispiele aus dem Unternehmensalltag
Die Unterstützung kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn:
- verschiedene Mitarbeitende Informationen in gemeinsamen Tabellen oder Systemen ergänzen müssen
- Timesheets, Leistungsnachweise oder andere Unterlagen zu bestimmten Terminen vollständig vorliegen müssen
- offene Vorgänge regelmäßig kontrolliert und nachgehalten werden sollen
- Aufgaben zwischen Geschäftsführung, Buchhaltung, Vertrieb oder Mitarbeitenden koordiniert werden müssen
- wiederkehrende Arbeitsschritte bisher nur mündlich bekannt sind
- Bearbeitungsstände in verschiedenen E-Mails, Notizen, Tabellen oder Systemen verteilt sind
- Wiedervorlagen oder klare nächste Schritte fehlen
- Zuständigkeiten und Freigaben nicht eindeutig dokumentiert sind
Ihr Nutzen
- offene Vorgänge bleiben sichtbar
- Fristen und Wiedervorlagen werden verlässlich gepflegt
- Bearbeitungsstände sind schneller erkennbar
- wiederkehrende Aufgaben werden weniger personenabhängig
- Informationen müssen nicht ständig neu zusammengesucht werden
- Zuständigkeiten und nächste Schritte werden transparenter
- Geschäftsführung und Mitarbeitende werden bei operativen Aufgaben entlastet
Keine allgemeine Assistenz für alles
AuftragsTakt übernimmt klar definierte kaufmännische und administrative Prozesse. Wir bieten keine unbegrenzte Assistenz für beliebige Aufgaben auf Zuruf.
Vor Beginn der Zusammenarbeit legen wir deshalb gemeinsam fest:
- welche Aufgaben AuftragsTakt übernimmt
- welche Systeme, Listen und Übersichten verwendet werden
- welche Informationen und Zugänge benötigt werden
- welche Fristen und Bearbeitungszeiten gelten
- welche Freigaben erforderlich sind
- welche Entscheidungen bei Ihrem Unternehmen bleiben
- wie Bearbeitungsstände und nächste Schritte dokumentiert werden
- an wen Rückfragen oder Sonderfälle weitergegeben werden
Dadurch bleibt die Zusammenarbeit für beide Seiten planbar, nachvollziehbar und klar abgegrenzt.
So einfach funktioniert die Zusammenarbeit
Zu Beginn klären wir gemeinsam, welche Aufgaben AuftragsTakt übernehmen soll. Anschließend definieren wir die benötigten Informationen, Zuständigkeiten, Freigaben, Bearbeitungszeiten und Dokumentationswege.
Sie stellen uns die vereinbarten Daten und Zugänge zur Verfügung. Wir bearbeiten die festgelegten Vorgänge, halten Bearbeitungsstände, Fristen und Wiedervorlagen aktuell und dokumentieren die nächsten Schritte nachvollziehbar für Ihr Unternehmen.
AuftragsTakt steht nicht für anonyme Massenbearbeitung oder beliebige Aufgaben auf Zuruf. Wir arbeiten persönlich, verbindlich und auf Basis klar definierter Prozesse und Zuständigkeiten.
Welche Aufgaben sollen künftig zuverlässig bearbeitet werden?
Ob Angebotsnachverfolgung, Rechnungsadministration oder kaufmännische Prozessunterstützung: Im kostenlosen Potenzialcheck klären wir, welche Aufgaben sinnvoll ausgelagert werden können und wie eine Zusammenarbeit konkret aussehen könnte.
Sprechen wir über Ihre kaufmännischen Prozesse.
Schildern Sie uns kurz, welche Aufgaben derzeit liegen bleiben oder wo Sie sich verlässliche Unterstützung wünschen.
Wir prüfen unverbindlich, ob und wie AuftragsTakt Sie sinnvoll entlasten kann.
info@auftragstakt.com
