Häufige Fragen zu AuftragsTakt
Hier finden Sie Antworten zu unseren Leistungen, zur Zusammenarbeit und zu den klaren Grenzen unserer Unterstützung.
Ihre Situation ist nicht dabei? Im kostenlosen Potenzialcheck klären wir unverbindlich, ob und wie AuftragsTakt Ihr Unternehmen sinnvoll unterstützen kann.
Allgemeine Fragen
Was ist AuftragsTakt?
AuftragsTakt ist ein B2B-Dienstleister für klar definierte kaufmännische und vertriebsnahe Prozesse.
Wir unterstützen Unternehmen bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten, Rechnungen, Kundenkontakten, Wiedervorlagen und weiteren administrativen Vorgängen.
Unser Schwerpunkt liegt auf Aufgaben, die regelmäßig bearbeitet werden müssen, im Tagesgeschäft aber häufig liegen bleiben.
Für welche Unternehmen ist AuftragsTakt geeignet?
AuftragsTakt richtet sich insbesondere an:
- Handwerksbetriebe
- technischen Fachgroßhandel
- technische Dienstleister und Unternehmen aus der Gebäudetechnik
- mittelständische Unternehmen mit regelmäßigem Angebots-, Rechnungs- oder Verwaltungsaufkommen
- Agenturen und spezialisierte B2B-Dienstleister
- Unternehmen, bei denen wiederkehrende kaufmännische Vorgänge intern nicht zuverlässig bearbeitet werden können
Entscheidend ist nicht allein die Branche. Wichtig ist, dass wiederkehrende Angebots-, Rechnungs-, Kunden- oder Verwaltungsprozesse vorhanden sind, die klar abgegrenzt und digital bearbeitet werden können.
Arbeitet AuftragsTakt nur für Handwerksbetriebe?
Nein. Das Handwerk bleibt aufgrund unserer praktischen Erfahrung eine wichtige Zielgruppe.
Unsere kaufmännischen und vertriebsnahen Leistungen eignen sich ebenso für technischen Fachgroßhandel,
technische Dienstleister und andere B2B-Unternehmen, sofern die Aufgaben klar definiert und digital bearbeitbar sind.
Ist AuftragsTakt eine virtuelle Assistenz?
AuftragsTakt ist keine allgemeine virtuelle Assistenz für beliebige Aufgaben auf Zuruf.
Wir übernehmen vereinbarte kaufmännische oder vertriebsnahe Prozesse mit festgelegten Zuständigkeiten, Bearbeitungswegen und Entscheidungsgrenzen.
Dadurch bleibt die Zusammenarbeit für beide Seiten planbar und nachvollziehbar.
Fragen zu den Leistungen
Welche Aufgaben kann AuftragsTakt übernehmen?
Unsere Leistungen sind in drei Bereiche gegliedert:
- Angebots- und Kundenprozesse
- Rechnungs- und Zahlungsadministration
- Kaufmännische Prozessunterstützung
Dazu gehören beispielsweise Angebotsnachverfolgung, Wiedervorlagen, Rechnungsstellung nach freigegebenen Angaben, Pflege von Statusübersichten, Nachhalten von Leistungsnachweisen und die Organisation wiederkehrender kaufmännischer Abläufe.
Welche Aufgaben wir konkret übernehmen, wird vor Beginn der Zusammenarbeit eindeutig festgelegt.
Können wir zunächst nur eine einzelne Aufgabe übergeben?
Ja. Die Zusammenarbeit kann mit einem klar abgegrenzten Prozess beginnen.
Das kann beispielsweise sein:
- ein begrenzter Bestand offener Angebote
- die regelmäßige Vorbereitung von Rechnungen
- das Nachhalten von Timesheets
- die Pflege einer bestimmten Statusübersicht
- ein festgelegter Wiedervorlageprozess
Nach der Startphase kann gemeinsam geprüft werden, ob der Umfang weiterhin passt oder angepasst werden soll.
Übernimmt AuftragsTakt schriftliche und telefonische Angebotsnachverfolgung?
Ja. Die Nachverfolgung bestehender Angebote kann schriftlich, telefonisch oder in einer vereinbarten Kombination erfolgen.
Vor dem Start legen wir fest:
- welche Angebote nachverfolgt werden
- über welche Kanäle die Kontaktaufnahme erfolgt
- welche Vorlagen und Gesprächsleitlinien gelten
- wie viele Kontaktversuche vorgesehen sind
- welche Rückfragen an Ihr Unternehmen weitergegeben werden
- wie Rückmeldungen und Wiedervorlagen dokumentiert werden
Führt AuftragsTakt Kaltakquise durch?
AuftragsTakt ist nicht auf anonyme Massenakquise oder unaufgeforderte Werbeanrufe ausgerichtet.
Die telefonische Angebotsnachverfolgung bezieht sich grundsätzlich auf bestehende, konkrete Vorgänge und erfolgt im Auftrag des jeweiligen Unternehmens.
Weitere Kundenkontakte werden nur übernommen, wenn Anlass, Zielgruppe, rechtliche Grundlage und Vorgehensweise vorher eindeutig geklärt wurden.
Kann AuftragsTakt Rechnungen erstellen?
Ja. Wir können Rechnungen auf Grundlage der von Ihrem Unternehmen bereitgestellten und freigegebenen Angaben erstellen oder zur Freigabe vorbereiten.
Dazu müssen insbesondere Leistungsumfang, Rechnungsempfänger, Preise, Steuersätze und weitere erforderliche Angaben durch Ihr Unternehmen beziehungsweise die zuständige Buchhaltung eindeutig vorgegeben sein.
AuftragsTakt trifft keine eigenständigen steuerlichen Entscheidungen.
Kontrolliert AuftragsTakt auch Zahlungseingänge?
Zahlungseingänge können anhand der von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Daten oder freigegebenen Systemzugänge abgeglichen und in
einer Statusübersicht dokumentiert werden.
Offene Zahlungen können gekennzeichnet und vereinbarte Zahlungserinnerungen vorbereitet oder nach vorgegebenem Ablauf versendet werden.
Ob und in welchem Umfang dies möglich ist, hängt von Ihren Systemen, Freigaben und internen Zuständigkeiten ab.
Übernimmt AuftragsTakt die Buchhaltung?
Nein. AuftragsTakt übernimmt keine laufende Finanzbuchhaltung und keine Steuerberatung.
Nicht zu unseren Leistungen gehören insbesondere:
- Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen
- Umsatzsteuervoranmeldungen
- Steuererklärungen
- Jahresabschlüsse
- steuerliche oder rechtliche Beurteilungen
- Lohn- und Finanzbuchhaltung als Buchhaltungsdienstleistung
Wir können Unterlagen administrativ vorbereiten, sortieren und nachhalten. Die buchhalterische und steuerliche Bearbeitung bleibt bei Ihrer internen Buchhaltung, Ihrem Buchhaltungsdienstleister oder Ihrer Steuerkanzlei.
Trifft AuftragsTakt Entscheidungen für unser Unternehmen?
Nein. Fachliche, technische, finanzielle und unternehmerische Entscheidungen bleiben bei Ihrem Unternehmen.
AuftragsTakt bearbeitet die vereinbarten Aufgaben, dokumentiert Rückmeldungen und bereitet Informationen strukturiert auf.
Freigaben, Preisentscheidungen, Rabatte, technische Zusagen, Vertragsabschlüsse und verbindliche Termine erfolgen ausschließlich nach den vorher festgelegten Zuständigkeiten.
Fragen zur Zusammenarbeit
Wie beginnt die Zusammenarbeit?
Die Zusammenarbeit beginnt mit einem kostenlosen und unverbindlichen Potenzialcheck.
Anschließend werden Aufgaben, Systeme, Ansprechpartner, Freigaben, Bearbeitungszeiten, Dokumentationswege und Entscheidungsgrenzen festgelegt.
Erst danach erhalten Sie ein konkretes Angebot. Nach Beauftragung folgen das Onboarding und die strukturierte Übergabe der benötigten Informationen.
Müssen wir unsere bisherigen Systeme wechseln?
In der Regel nicht. Wir prüfen zunächst, welche Programme, CRM-Systeme, Tabellen oder gemeinsamen Ablagen bereits vorhanden sind.
Wenn die bestehenden Systeme für eine sichere und nachvollziehbare Zusammenarbeit geeignet sind, arbeiten wir nach Möglichkeit innerhalb dieser Strukturen.
Änderungen oder zusätzliche Werkzeuge werden nur vorgeschlagen, wenn sie für den vereinbarten Prozess sinnvoll oder erforderlich sind.
Wie erhalten wir Informationen über den Bearbeitungsstand?
Die Dokumentation wird vor Beginn der Zusammenarbeit festgelegt.
Je nach Auftrag kann sie beispielsweise erfolgen über:
- gemeinsame Statuslisten
- CRM-Einträge
- Aufgabenübersichten
- regelmäßige Kurzberichte
- Wochenreports
- Abschlussauswertungen
- direkte Weitergabe dringender Rückfragen
Dadurch behalten Sie den Überblick, ohne jeden Vorgang selbst bearbeiten zu müssen.
Wer sind unsere Ansprechpartner?
Bei AuftragsTakt arbeiten Sie direkt mit Janine Klugert und Kai Klugert.
Janine verantwortet insbesondere Rechnungs- und Zahlungsadministration, kaufmännische Prozessunterstützung, Statusübersichten, Systeme und digitale Arbeitsstrukturen.
Kai übernimmt insbesondere telefonische Angebotsnachverfolgung, Kundenkommunikation und Aufgaben mit Bezug zum Handwerksalltag.
Je nach Auftrag wird vorab festgelegt, wer für welche Aufgaben und Rückfragen zuständig ist.
Arbeitet AuftragsTakt vollständig digital?
Die Leistungen werden grundsätzlich digital und ortsunabhängig erbracht.
Unterlagen, Statusinformationen und Rückmeldungen werden über die vereinbarten Systeme und Kommunikationswege ausgetauscht.
Dadurch können wir Unternehmen unabhängig von ihrem Standort unterstützen.
Ob ein konkreter Prozess vollständig digital übernommen werden kann, prüfen wir vor der Beauftragung.
Vor Beginn der Zusammenarbeit werden die benötigten Systeme, Datenzugriffe, Zuständigkeiten und vertraglichen Rahmenbedingungen eindeutig festgelegt.
Die persönliche Kommunikation erfolgt per Telefon, Videogespräch und über die vereinbarten digitalen Kanäle.
Datenschutz & Vertraulichkeit
Wie werden Unternehmens- und Kundendaten geschützt?
AuftragsTakt erhält nur Zugriff auf die Informationen und Systeme, die für die vereinbarten Aufgaben erforderlich sind.
Zugänge, Berechtigungen, Speicherorte, Kommunikationswege und der Umgang mit Unterlagen werden vor Beginn der Zusammenarbeit festgelegt.
Vertrauliche Informationen werden ausschließlich für die beauftragten Aufgaben verwendet.
Wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung benötigt?
Das hängt von der konkreten Leistung und den verarbeiteten personenbezogenen Daten ab.
Wenn AuftragsTakt personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeitet und die Voraussetzungen dafür vorliegen, wird vor Beginn der Verarbeitung eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
Die datenschutzrechtliche Einordnung wird anhand des tatsächlichen Auftrags und der verwendeten Systeme geprüft.
Preise und Beauftragung
Was kostet die Unterstützung durch AuftragsTakt?
Für die Angebotsnachverfolgung bestehen derzeit zwei klar definierte Pilotangebote:
- schriftliche Angebotsnachverfolgung: 790 € netto für vier Wochen
- telefonische Angebotsnachverfolgung: 1.190 € netto für vier Wochen
Für Rechnungsadministration und kaufmännische Prozessunterstützung wird der Leistungsumfang individuell festgelegt.
Die Kosten richten sich unter anderem nach Aufgaben, Arbeitsmenge, Bearbeitungsrhythmus, benötigten Systemen und Verantwortlichkeiten. Sie erhalten vor Beginn ein nachvollziehbares Angebot.
Müssen wir direkt einen langfristigen Vertrag abschließen?
Nein. Bei der Angebotsnachverfolgung kann die Zusammenarbeit mit einem zeitlich begrenzten 4-Wochen-Pilot beginnen.
Bei anderen Leistungen werden Laufzeit und Umfang passend zum konkreten Prozess vereinbart.
Die jeweiligen Bedingungen erhalten Sie vor der Beauftragung transparent im Angebot beziehungsweise Vertrag.
Können Leistungen später erweitert oder angepasst werden?
Ja. Nach der Start- oder Pilotphase kann gemeinsam geprüft werden, ob der vereinbarte Umfang weiterhin passt.
Zusätzliche Aufgaben werden nicht automatisch übernommen. Änderungen, Erweiterungen oder neue Prozesse werden vorab besprochen und eindeutig vereinbart.
Ihre Frage war nicht dabei?
Schildern Sie uns kurz, welche Aufgaben derzeit liegen bleiben oder wo verlässliche Zuständigkeiten fehlen.
Im kostenlosen Potenzialcheck prüfen wir gemeinsam, ob AuftragsTakt zu Ihrem Unternehmen und Ihren Abläufen passt.
Mit einem klaren Prozess beginnen
Sie müssen noch nicht genau wissen, welches Paket oder welcher Umfang zu Ihrem Unternehmen passt.
Schildern Sie uns, welche Aufgaben derzeit liegen bleiben oder an welcher Stelle feste Zuständigkeiten fehlen. Im kostenlosen Potenzialcheck prüfen wir, ob AuftragsTakt sinnvoll unterstützen kann und welcher Einstieg geeignet ist.
Sprechen wir über Ihre kaufmännischen Prozesse.
Schildern Sie uns kurz, welche Aufgaben derzeit liegen bleiben oder wo Sie sich verlässliche Unterstützung wünschen.
Wir prüfen unverbindlich, ob und wie AuftragsTakt Sie sinnvoll entlasten kann.
info@auftragstakt.com
