So funktioniert die Zusammenarbeit mit AuftragsTakt
Wir halten Ihre kaufmännischen Prozesse im Takt.
- Angebotsprozesse
- Rechnungsadministration
- Kaufmännische Abläufe
AuftragsTakt übernimmt die strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten, Rechnungen und Kundenprozessen – damit wichtige Vorgänge im Tagesgeschäft nicht liegen bleiben.
Sie behalten die fachlichen und unternehmerischen Entscheidungen. Wir sorgen für strukturierte Abläufe, verlässliche Wiedervorlagen und nachvollziehbare Statusübersichten.
So beginnt die Zusammenarbeit mit AuftragsTakt
Eine gute Zusammenarbeit beginnt mit klaren Aufgaben, Zuständigkeiten und Entscheidungsgrenzen.
Bevor wir starten, prüfen wir deshalb gemeinsam, welche Vorgänge AuftragsTakt übernehmen kann, welche Informationen benötigt werden und wie die Bearbeitung nachvollziehbar dokumentiert wird.
Sie müssen nicht sofort einen vollständigen Unternehmensbereich auslagern. Der Einstieg kann mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Prozess erfolgen.
Vom ersten Gespräch zum verlässlichen Prozess
1. Potenzial kostenlos prüfen
In einem unverbindlichen Erstgespräch schildern Sie uns Ihre aktuelle Situation.
Wir betrachten gemeinsam:
- welche Aufgaben derzeit liegen bleiben
- welche Vorgänge regelmäßig wiederkehren
- wo intern Zeit oder feste Zuständigkeiten fehlen
- welche Systeme und Übersichten bereits verwendet werden
- welche Informationen und Freigaben benötigt werden
- welche Unterstützung den größten Entlastungseffekt bieten könnte
Das Erstgespräch dient der gegenseitigen Einschätzung. Daraus entsteht noch keine Verpflichtung zur Zusammenarbeit.
2. Aufgaben und Grenzen festlegen
Wenn AuftragsTakt grundsätzlich zu Ihrem Bedarf passt, definieren wir den konkreten Leistungsumfang.
Wir halten fest:
- welche Aufgaben AuftragsTakt übernimmt
- welche Vorgänge nicht zum Auftrag gehören
- welche Entscheidungen bei Ihrem Unternehmen bleiben
- welche Ansprechpartner beteiligt sind
- welche Bearbeitungszeiten und Fristen gelten
- welche Freigaben erforderlich sind
- wie Rückfragen weitergegeben werden
- wie Bearbeitungsstände dokumentiert werden
- in welcher Form Sie Statusinformationen erhalten
So ist von Beginn an klar, wer wofür verantwortlich ist.
3. Angebot und Vereinbarungen erhalten
Auf Grundlage des festgelegten Leistungsumfangs erhalten Sie ein nachvollziehbares Angebot.
Bei der Angebotsnachverfolgung kann der Einstieg über einen der vorhandenen 4-Wochen-Piloten erfolgen.
Für Rechnungsadministration und kaufmännische Prozessunterstützung wird der Umfang individuell festgelegt, weil Arbeitsmenge, Systeme, Bearbeitungsrhythmus und Verantwortlichkeiten je nach Unternehmen unterschiedlich sind.
Vor dem Start werden die erforderlichen Vereinbarungen getroffen. Dazu können je nach Auftrag insbesondere gehören:
- Leistungsbeschreibung
- Vergütung und Abrechnungsmodell
- Laufzeit und Kündigungsregelung
- Verschwiegenheitsvereinbarung
- Regelungen zu Zugängen und Unternehmensdaten
- gegebenenfalls eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
So entstehen keine unklaren oder stillschweigend erweiterten Aufgabenbereiche.
4. Onboarding und Übergabe
Im Onboarding richten wir den vereinbarten Prozess gemeinsam ein.
Sie stellen uns ausschließlich die Informationen und Zugänge zur Verfügung, die für die beauftragten Aufgaben erforderlich sind.
Je nach Leistungsbereich können dazu gehören:
- offene Angebote und zugehörige Kontaktdaten
- Kommunikationsvorlagen
- bestehende Status- oder Kundenlisten
- CRM- oder Softwarezugänge
- Rechnungs- und Leistungsinformationen
- Timesheets oder Leistungsnachweise
- gemeinsame Excel- oder Shared-Table-Strukturen
- interne Ansprechpartner und Freigabewege
- Bearbeitungsfristen und Prioritäten
- Vorgaben für Berichte und Dokumentation
Wir prüfen die bereitgestellten Informationen, strukturieren den Ausgangsbestand und klären offene Fragen vor Beginn der laufenden Bearbeitung.
5. Bearbeitung nach dem vereinbarten Ablauf
Nach Abschluss des Onboardings übernimmt AuftragsTakt die festgelegten Aufgaben.
Je nach Auftrag bedeutet das beispielsweise:
- Angebote schriftlich oder telefonisch nachverfolgen
- Kundenrückmeldungen dokumentieren
- Wiedervorlagen und nächste Schritte setzen
- Rechnungen anhand freigegebener Angaben erstellen
- Abrechnungsinformationen nachhalten
- Zahlungseingänge anhand bereitgestellter Daten kontrollieren
- Status- und Aufgabenübersichten aktualisieren
- fehlende Informationen intern nachfordern
- wiederkehrende kaufmännische Vorgänge koordinieren
Wir arbeiten innerhalb der vereinbarten Zuständigkeiten. Fachliche, technische, finanzielle und unternehmerische Entscheidungen bleiben bei Ihrem Unternehmen.
6. Status und Ergebnisse nachvollziehen
Sie erhalten die vereinbarten Informationen über Bearbeitungsstände, Rückmeldungen und offene nächste Schritte.
Die Form der Rückmeldung richtet sich nach dem Auftrag und kann beispielsweise erfolgen über:
- gemeinsame Statuslisten
- CRM-Einträge
- strukturierte Übersichten
- regelmäßige Kurzberichte
- Wochenreports
- Abschlussauswertungen
- direkte Weitergabe dringender Rückfragen
So behalten Sie den Überblick, ohne jeden Vorgang selbst bearbeiten zu müssen.
7. Zusammenarbeit prüfen und anpassen
Nach der vereinbarten Start- oder Pilotphase prüfen wir gemeinsam:
- welche Aufgaben zuverlässig bearbeitet wurden
- welche Abläufe gut funktionieren
- wo Informationen oder Freigaben fehlen
- ob der vereinbarte Umfang weiterhin passt
- ob Prozesse angepasst, erweitert oder beendet werden sollen
Eine Erweiterung erfolgt nicht automatisch. Zusätzliche Aufgaben werden vorab besprochen und eindeutig vereinbart.
Je nach Leistung kann der Einstieg unterschiedlich aussehen
Angebotsnachverfolgung
Für die strukturierte Angebotsnachverfolgung stehen zwei klar definierte 4-Wochen-Piloten zur Verfügung:
- schriftliche Angebotsnachverfolgung
- telefonische Angebotsnachverfolgung
Vor dem Start prüfen wir, ob ausreichend geeignete offene Angebote vorhanden sind und ob eine Nachverfolgung für Ihr Unternehmen aktuell sinnvoll ist.
Rechnungs- und Zahlungsadministration
Hier klären wir zunächst, wie Rechnungsinformationen entstehen, welche Freigaben erforderlich sind und wie Buchhaltung beziehungsweise Steuerkanzlei eingebunden sind.
AuftragsTakt übernimmt nur die vereinbarten administrativen und vorbereitenden Aufgaben. Buchhaltung und steuerliche Entscheidungen bleiben bei den dafür zuständigen Stellen.
Kaufmännische Prozessunterstützung
Der Einstieg erfolgt über einen klar abgegrenzten Vorgang oder einen wiederkehrenden Prozess.
Gemeinsam legen wir fest, welche Übersichten, Fristen, Wiedervorlagen und Dokumentationswege verwendet werden.
Was wir für eine gute Zusammenarbeit benötigen
Damit AuftragsTakt Aufgaben zuverlässig übernehmen kann, benötigen wir:
Klare Ansprechpartner - Für fachliche Rückfragen, Freigaben und Entscheidungen muss ein erreichbarer Ansprechpartner festgelegt sein.
Vollständige Informationen - Die Bearbeitung kann nur auf Grundlage der bereitgestellten und freigegebenen Informationen erfolgen.
Vereinbarte Entscheidungswege - Es muss klar sein, welche Entscheidungen AuftragsTakt vorbereiten darf und welche Entscheidungen ausschließlich bei Ihrem Unternehmen bleiben.
Geeignete Zugänge - Benötigte Systeme und Daten müssen sicher, nachvollziehbar und auf den erforderlichen Umfang begrenzt bereitgestellt werden.
Verbindliche Rückmeldungen - Offene fachliche oder unternehmerische Fragen müssen durch Ihr Unternehmen rechtzeitig beantwortet werden, damit Vorgänge weiterbearbeitet werden können.
Klarheit statt Aufgaben auf Zuruf
AuftragsTakt arbeitet mit definierten Prozessen und Zuständigkeiten.
Das bedeutet:
- keine stillschweigende Erweiterung des Leistungsumfangs
- keine fachlichen Entscheidungen ohne Freigabe
- keine uneingeschränkte Verfügbarkeit
- keine vollständige Übernahme Ihrer Unternehmensverwaltung
- keine Buchhaltung oder Steuerberatung
- keine anonyme Massenbearbeitung
Dadurch bleibt die Zusammenarbeit für beide Seiten planbar, nachvollziehbar und verlässlich.
Mit einem klaren Prozess beginnen
Sie müssen noch nicht genau wissen, welches Paket oder welcher Umfang zu Ihrem Unternehmen passt.
Schildern Sie uns, welche Aufgaben derzeit liegen bleiben oder an welcher Stelle feste Zuständigkeiten fehlen. Im kostenlosen Potenzialcheck prüfen wir, ob AuftragsTakt sinnvoll unterstützen kann und welcher Einstieg geeignet ist.
Sprechen wir über Ihre kaufmännischen Prozesse.
Schildern Sie uns kurz, welche Aufgaben derzeit liegen bleiben oder wo Sie sich verlässliche Unterstützung wünschen.
Wir prüfen unverbindlich, ob und wie AuftragsTakt Sie sinnvoll entlasten kann.
info@auftragstakt.com
